질의 :
관리사무소 들어간 비용 명세서를 달라고 하여 검토해보니 인터넷 최저가
대비해서는 비싸지만 그걸로 인해 지적하기엔 애매한 부분도 있어서
이런 명세서 확인시 감사가 어떤 기준을 가지고 해야하는지
아시는분 있다면 조언부탁드립니다
안녕하세요!
아파트 감사 전문 회계사 이민우입니다.
제 소견을 답변으로 달기 이전에 논의 내용을 "경비처리 결과에 대한 감사 요령"으로 한정하겠습니다.
감사합니다.
1. 발생일자와 전표처리일자 간 차이가 많이 나면 안됩니다. 실무상 발생 전표를 누적해서 한번에
처리하는 경우가 많겠지만 가장 이상적인 방법은 발생 즉시 전표처리하는 것입니다. 이러한 원칙을
기준으로 실무 형편을 고려하여 rule을 정하시고 그 rule이 잘 지켜지고 있는지 확인하시면 좋을 것 같습니다.
(최악의 경우 7월에 발생한 비용을 8월에 전표처리, 부과역시 8월분에 섞여 처리될 수 있습니다)
2. 거래 건별 나눠서 회계처리하고 있는지 유무 확인
- 예를 들어, 2월 17일에 3건의 지출이 있었고 각 500원, 1000원, 1500원 지출이었다면
이를 각각 구분하여 처리해야지, 1건으로 전표처리하는 방법은 바람직하지 않습니다.
- 이렇게 처리하는 경우 만일 예금 거래인 경우 실제 제예금 흐름(거래내역)과 관련 계정과목
대사가 용이하지 않습니다. 관리의 효과를 제고하기 위해서는 건별 전표처리, 그리고 그 건별
증빙 set(가장 기본적은 set은 회계전표 + 지출결의서 + 증빙)을 구비함이 타당합니다.
3. 이전 거래에 연속한 건에 대한 증빙 관리 현황 검토
- 예를 들어 아파트개보수 공사 경우 통상 계약금, 중도금 및 잔금 형태로 대금을 지불하는데
- 계약금 지급 단계에서는 관련 문서 set(입대위결의 내용, 입찰공고문, 견적서, 입찰내역, 계약서, 세금계산서 등)을
모두 구비하여 첨부하나, 중도금 및 잔금 지급 단계에서는 이를 생략하는 경우가 비일비재합니다.
- 이러한 경우 업무 인수인계가 용이하지 않고(사실 이런 점 때문에 회계담당자가 자주 변경됨은 바람직하진
않습니다) 이를 감사하는 분께서도 history의 연결이 잘 되지 않아 적절한 지출인지 판단이 곤란합니다.
- 따라서 중도금 및 잔금 단계의 증빙 set에서도 계약단계의 set을 연결할 수 있도록 요약된 내용을 증빙으로
구비하든지 아니면 full set을 다시 증빙으로 첨부하여 두든지 하심이 이상적인 관리의 모습입니다.
4. sampling 등에 의한 최저가 검색은 매우 바람직하셨습니다.
만일 구매금액과 큰 차이가 있다면 그 사유를 반드시 따져보셔야 합니다. 혹시 거래처로부터 pay back 받을
유인이 있는지 ? 혹은 가라증빙(?)을 만든건 아닐지 ? 등 인터뷰를 통해 어느정도 확인가능하실 것 입니다.
5. 한 건의 거래별로 다음의 문서가 full set으로 구비되면 가장 바람직합니다.
- (아파트는 주로 구입하는 입장이므로) 구매 관련 프로세스별 산출되는 문서 set으로 고민해봤습니다.
- 구매요청서(명칭에 불구하고 필요 물품, 자재 구입 승인 관련 문서입니다) → 거래처별 견적 요청서 →
발주요청서(품목별 수량*단가 기재 必) → 견적서 & 세금계산서 & 거래명세서 → 납품확인서 → 지출결의서 → 지출증빙
- 각 문서에는 책임자인 관리소장 및 입대위회장 직인이 필요합니다(다만, 편의상 입대위회장 직인은 전결규정으로 대체가능)
- 각 문서에 대해서도 필요한 경우 sampling에 의하여 작성주체에 유선으로 사실확인 등 해보면 좋을 것 입니다.
6. 현금 처리 비율을 줄여야 합니다.
- 소액건 경우 제예금 + 체크카드, 상대적으로 큰 금액은 반드시 통장거래를 rule로 정하고 지키고 있는지 확인하십시요.
- 사정상 정말 현금거래밖에 안되는 경우 되도록이면 현금영수증을 수취하도록 하십시요.
7. 마일리지 등 관리 방안
- 마일리지 관리대장을 별도 관리하면 좋을 것 같으나
- 마이너한 문제이므로 pass하셔도 큰 문제는 안될것입니다. 어쨌든 관리사무소 운영에 따라 발생한 마일리지 등이
혹시나 관리사무소 직원 개인에게 귀속된다면 이를 "직원 복지" 문제로 넘기실지 등에 대해서는 내부적으로 결정할
문제로 보입니다.
8. 증빙 검토시 세무상 문제역시 함께 고려하십시요.
잘아시겠습니다만, 현행 세법상 적격증빙으로 인정되는 증빙의 유형은 세금계산서, 계산서,
신용카드매출전표, 직불카드영수증, 기명식선물카드영수증, 현금영수증 및 통장이체내역서 등이 있습니다.
(위의 유형은 상식적으로 누구나 적격 증빙이라 볼 것이나) 간이영수증은 3만원까지만 인정됨을 기억하세요.
3만원을 초과하는 건을 간이영수증 여러장으로 끊어서 마련을 했다면 세무상 문제는 없겠으나
해당 거래자체가 이상하다고 느껴지네요. 체크카드로 결제해도 될 것을..
9. 카드 증빙 경우 카드 번호 확인 등
혹시나 개인카드 결제(추후 연말정산 공제 의도 ?)후 대금을 관리사무소로부터 받아가는 경우가 있을 수 있습니다.
세무상으로 관리사무소 업무에 기인한 것이 명백하다면 증빙 인정은 될 것이나 내부 관리 관점에서는
절대적으로 바람직하지 않습니다. 자금의 흐름과 전표처리된 내용 상 흐름과 차이가 나기 때문입니다.
(대금은 개인에게 지급되고 개인이 물품대를 직접 지급한 것이니까요)
10. 이것은 조금 기우 일 수 있으나 입찰 등에 의하지 않은 소액거래 역시 특정 거래처에 집중되었다면
그 사유에 대해서는 확실히 확인함이 바람직합니다. 예를 들어 매월 입대위를 위한 문구류, 음료 등의 구입이
지속적으로 A라는 업체를 통해서 거래되고 있고 그 금액이 중요한 경우 해당 거래처와 직원간 리베이트 등이
있을지 고민해 볼 필요도 있을 것 같네요(거의 가능성이 없어보입니다 ^^;;;, 사실 실무상 한 업체와 계속 거래가
편하긴 하니까요)
생각나는 선에서 이정도로 마무리해봅니다.
감사합니다!
이상입니다.
항상 건강 하세요.
감사합니다.
이민우 드림.
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